Úspešné prihlásenie exponátu na filatelistickú výstavu

Úspešné prihlásenie exponátu na filatelistickú výstavu

Článok z cyklu "Ako vytvoriť úspešný filatelistický exponát?" venovaný úskaliam prihlasovania exponátov na súťažné filatelistické výstavy. Poukazuje na dôležitú rolu správneho a maximálne informatívneho vyplnenia prihlášky pre úspešný výber exponátu na filatelistickú výstavu. Súčasne popisuje ďalšie, povinné i nepovinné, nosiče informácií, ktoré výrazným spôsobom zvyšujú šance na prijatie exponátu na výstavu, pričom niektoré z nich môžu výraznou mierou ovplyvniť aj výsledné hodnotenie.

Vystavovateľ, ktorý sa rozhodne vytvoriť súťažný exponát a prihlásiť ho na súťažnú filatelistickú výstavu, by mal rešpektovať pravidlá vystavovania a pri tvorbe svojho exponátu z nich vychádzať. Problematike tvorby súťažných exponátov, ktorá je veľmi široká, sú venované mnohé články, štúdie, knihy ako aj odborné semináre. Stále však, najmä slovenskí vystavovatelia, nemajú v tejto problematike jasno o čom svedčí mnoho exponátov, ktoré vykazujú stále rovnaké nedostatky, často vyplývajúce z nepochopenia základných princípov a pravidiel.
Aj z týchto dôvodov vznikol príspevok venovaný prihláseniu exponátu na výstavy. Na prvý pohľad triviálna nezaujímavá téma, skrýva však v sebe samotnú podstatu toho aký má vystavovateľ zámer a ako ho dokáže prakticky realizovať. Ďalším oblastiam problematiky prípravy a tvorby samotného filatelistického exponátu sa plánujeme venovať v ďalších príspevkoch.

Prihlasovanie exponátu na výstavu

Prihlasovanie exponátov na výstavy sa na prvý pohľad môže zdať ako veľmi jednoduchý nepodstatný krok, ktorý každý zberateľ zvládne ľavou zadnou. Takto ku nemu aj väčšina vystavovateľov pristupuje a výsledok je často, žiaľ, žalostný. Pritom je to také jednoduché! Vypíšem prihlášku exponátu so základnými údajmi o sebe a exponáte, nechám si ju potvrdiť svojim klubom a pošlem organizačnému výboru alebo, v prípade medzinárodnej výstavy, určenému národnému komisárovi. A hotovo! Ja som urobil, čo treba, oni nech si s tým urobia, čo chcú, hlavne, aby vybrali môj exponát....

Kameň úrazu je v tom, že vystavovatelia si neuvedomujú, že prihláška exponátu je často jediná možnosť ako môže vystavovateľ svoj exponát prezentovať a stručne ukázať jeho hlavné črty a prípadne aj silné stránky. A to platí ako pri začínajúcich exponátoch, ktoré zatiaľ nikto nepozná, tak aj pri kvalitnejších exponátoch, ktoré sa uchádzajú o účasť na medzinárodných výstavách. Prihláška je totiž kľúčom pri selekcii exponátov posudzovateľmi, ktorí nemajú odkiaľ poznať všetky prihlásené exponáty a môžu sa teda orientovať len podľa v prihláške uvedených informácií. Tento fakt je v súčasnosti ešte výraznejší, lebo s klesajúcim počtom výstav sa zvyšuje záujem vystavovateľov, čo má za následok sprísňovanie kritérií - úspešnosť prihláseného exponátu pri výbere na výstavu závisí od kvality prihlášky. Na medzinárodných výstavách je úplne bežné, že sa prijme menej ako 50% prihlásených exponátov, v posledných rokoch sa toto číslo dokonca blíži len k 30% - vyberú len jeden z troch prihlásených.

Pretože problém výpovednej hodnoty, dokonca aj správne a kompletne vyplnených prihlášok je celoplošný, v poslednom období sa začína presadzovať možnosť poslať spolu s exponátom kópiu úvodného listu exponátu, ktorý obsahuje popis a hlavne plán exponátu. Takáto prax - na medzinárodných výstavách v súčasnosti už povinnosť - pomáha posudzovateľom (väčšinou skúseným porotcom) lepšie pochopiť čomu je exponát venovaný a z plánu exponátu aspoň orientačne posúdiť ako vystavovateľ zvolenú tému, resp. oblasť spracováva. Z toho vidno, že úvodný list hrá dôležitú úlohu nielen pri posudzovaní exponátu na výstave, ale už aj pri selekcii, aby sa na výstavu vôbec dostal.

Ďalším, v súčasnosti ešte nie štandardne vyžadovaným, doplnením prihlášky pre potreby kvalitnejšieho výberu, sú tzv. synopsis, čiže 2 – 3 stranové zhrnutie exponátu s vyzdvihnutím jeho najdôležitejších častí, spôsobu spracovania a v neposlednom rade aj so zdôraznením najzaujímavejších a najvzácnejších filatelistických materiálov zaradených v exponáte. Takéto zhrnutie, opäť len za predpokladu, že je starostlivo pripravené, pomôže posudzovateľom získať detailnejšie informácie o exponáte a teda lepšie posúdiť vhodnosť exponátu pre výstavu.

Nízka kvalita vyplnených prihlášok

Moje dlhoročné skúsenosti národného komisára, ukazujú, že trend kvality vyplnenia prihlášok je klesajúci. Môžem to ilustrovať na konkrétnom príklade práce slovenského národného komisára medzinárodnej filatelistickej výstavu FINLANDIA 2017. Na moju výzvu reagovalo potešujúce veľké množstvo 12 vystavovateľov, ktorí prejavili záujem vystaviť svoje exponáty a ochotu zaplatiť nemalé výstavné poplatky. Prvotné nadšenie z vysokého počtu prihlášok rýchlo vyprchalo, keď som prihlášky otvoril a začal kontrolovať ich obsah a kompletnosť. Ukázalo sa, že žiadna (!) z doručených prihlášok, vrátane prihlášok filatelistickej literatúry, nebola správne a kompletne vyplnená. Ak už bola, chýbali niektoré ďalšie náležitosti.

Samozrejme, prihlášky som mohol - tak ako mi boli doručené (po nevyhnutnej kontrole, či obsahujú správne informácie, čo je základná povinnosť národného komisára) - zabaliť, doplniť sprievodný text a poslať organizačnému výboru, nech ich posúdi a vyberie tie exponáty, ktoré považuje (na základe nepresných ledabolo vyplnených prihlášok) za vhodné na vystavenie. Výsledok si viete predstaviť, najmä ak viete, že organizátori majú drvivý prebytok záujmu nad počtom exponátov, ktoré môžu prijať a vystaviť. Nikto by nemohol nič namietať, akurát výsledok by bol vopred jasný.....

Našťastie (hlavne pre vystavovateľov) jednou z ďalších úloh národného komisára je zabezpečiť kvalitnú reprezentáciu národného zväzu. Preto som venoval pozornosť (a nemálo svojho času) aj kontrole obsahovej správnosti údajov uvedených v prihláškach. A v prípade neúplných alebo nepresných údajov som komunikoval s vystavovateľmi, aby údaje doplnili a tie boli nielen správne ale mali aj dostatočnú výpovednú hodnotu. A to je s niektorými vystavovateľmi neľahký komunikačný cyklus (niekedy dokonca boj)! Aj preto tento článok....

Prihláška a jej náležitosti a súčasti

Prihláška na výstavy je jednoduchý formulár, ktorého vzhľad a obsah v slovenských podmienkach definuje  Výstavný poriadok ZSF, pričom pre potreby organizátorov výstav, je vzor prihlášky uvedený ako jeho príloha. Je zarážajúce, že organizátori slovenských výstav tento vzor prihlášky ignorujú a vytvárajú si vlastné, ktoré, žiaľ, často neobsahujú všetky atribúty alebo obsahujú iné ako schválené formulácie, čo niekedy vyznieva až groteskne. Prečo je to tak a každý organizátor výstavy musí vymyslieť vlastné (častokrát dosť kostrbaté) koleso, zostáva záhadou..... Vráťme sa však k vypĺňaniu prihlášky.

Medzi štandardné polia, ktoré treba vyplniť patria: meno, pseudonym (ak autor nevystavuje pod vlastným menom), poštová adresa, telefón, emailová adresa, názov exponátu, popis exponátu, výstavná trieda podľa konkrétnych propozícií výstavy, počet a rozmer výstavných listov, rok narodenia (len u mládeže), kvalifikácia exponátu z predchádzajúcich výstav, potvrdenie o správnosti uvedených údajov od samotného vystavovateľa, jeho klubu, resp. krúžku filatelistov a národného komisára (ak ide o medzinárodnú výstavu) a ďalšie (napríklad pri exponátoch predtým vystavených na svetových výstavách identifikačné číslo FIP). Okrem toho je na prihláške miesto pre údaje organizačného výboru, ktoré vystavovateľ nevypĺňa.

Vzorová (už mierne zastaralá ale stále platná) prihláška z Výstavného poriadku ZSF pre použitie na výstavách organizovaných na Slovensku. Ako sami môžete vidieť, prihláška neobsahuje kolónku pre veľkosť a počet výstavných listov, zato obsahuje už nepoužívaný údaj o poistnej cene exponátu.

Ukážka prihlášky pre medzinárodnú filatelistickú výstavu (FINLANDIA 2017).

Samozrejme, nie všetky polia spôsobujú problémy. Napríklad meno a adresa je väčšinou vyplnené správne, nie vždy však paličkovým dobre čitateľným písmom. Často sa preto stáva, že meno vystavovateľa je skomolené, čo mrzí najmä pri uvádzaní mena vo výstavnom katalógu a iných tlačovinách, vrátane diplomu. Tiež to vadí pri emailovej adrese, kedy vystavovateľ neobdrží ďalšie informácie, lebo sa ku nemu nemajú ako dostať – emailové servery, na rozdiel od ľudských doručovateľov, neskúmajú aká adresa by to asi mohla byť.

Aby som bol konkrétny, uvediem najdôležitejšie súčasti prihlášky, ktorým treba venovať starostlivú pozornosť a vyplniť ich s maximálnou vážnosťou.

Názov exponátu

Názov exponátu (Title of exhibit) je prvým a najdôležitejším znakom exponátu, ktorý vypovedá o zameraní a tak trochu aj o obsahu exponátu. Názov môže byť popisný a presný, ktorý presne špecifikuje oblasť záujmu exponátu alebo umelecký až metaforický, ktorý len naznačuje čoho sa exponát týka. Keďže všetky tieto možnosti sú dovolené (exponát je tak trochu aj umelecké dielo), vystavovateľ by mal rozumne zvážiť, ktorú alternatívu si vyberie. Ak použije presný popisný názov (napr. "Poštová história Spiša v rokoch 1918 – 1939" alebo "Chránené vtáky na našom území") všetci hneď vedia o čom exponát bude (presnejšie: o čom by podľa zvoleného názvu mal byť). Vystavuje sa však riziku ľahkej konfrontácie názvu s plánom exponátu a prípadnému odhaleniu, že názov s ním ani s obsahom samotného exponátu 100% nekorešponduje. Na druhej strane, ak si vystavovateľ zvolí umelecky znejúci názov exponátu (napr. "Pre slávu športu" alebo "Cesty na vrchol"), musí si uvedomiť, že potrebuje buď doplňujúci podnadpis alebo veľmi kvalitne spracovaný popis exponátu (viď nižšie), ktorý dodá menej popisnému názvu exponátu správne vysvetlenie.
Práve podnadpis sa v súčasnosti hojne používa, preto odporúčam vystavovateľom, aby ho neváhali zvážiť :-) a doplniť ku názvu exponátu. Pekným príkladom je slovenský exponát Ženy v športe (Women in Sports). Doplnením podnadpisu "Vzostup ženského športu od toho, čo bolo kedysi nepredstaviteľné a zakázané po to, čo je dnes prirodzené a samozrejmé" dosiahol rozumné "usmernenie" veľmi široko a hlavne nejednoznačne vyznievajúceho názvu. Tým pomohol verejnosti ale aj porotcom lepšie pochopiť zámer autora a to aké zvolil tematické spracovanie.

Mnohí vystavovatelia pravdepodobne nevedia, že názov exponátu sa dá zmeniť. Podľa pravidiel pre tvorbu a hodnotenie exponátov sa exponát považuje stále za ten istý, ak sa nezmení jeho základné zameranie. Vystavovateľ môže upraviť (napríklad zúžiť) zameranie svojho exponátu, nesmie však zmeniť jeho podstatu. To isté platí aj o názve, ktorý by mal vždy korešpondovať s obsahom exponátu, s jeho diametrálnou zmenou to však nie je až také vážne.
Napríklad v mojom konkrétnom prípade som počas viac ako 40 rokov vystavovania svojho tematického exponátu prešiel od pôvodného skutočne veľmi všeobecného názvu "Cyklistika" až po súčasný názov "Môj život ako život bicykla", pričom mi nikto nikdy nevytkol, že som názov exponátu pozmenil. Exponát sa postupne menil (a s ním aj názov), zostával však stále zameraný na tú istú oblasť. Keďže tieto zmeny som robil postupne, exponát bol stále posudzovaný ako ten istý a teda si zachovával získanú kvalifikáciu. Ak by som urobil príliš radikálnu zmenu, mohol by byť exponát posúdený ako nový, ktorý nemá s predchádzajúcim exponátom veľký súvis, čo by okrem iného znamenalo stratu kvalifikácie a musel by som opäť prejsť sitom kvalifikačných výstav. Samozrejme, takéto posudzovanie je vždy subjektívne, preto zmeny treba voliť rozumne a nie na každej výstave vystavovať ten istý exponát pod iným názvom. Mne sa napríklad osvedčil postup, že som vystavoval exponát pod rovnakým názvom, ale postupne som menil jeho popis (a upravoval plán). A v momente, keď bol exponát už dobre zapísaný v povedomí odbornej verejnosti a porotcov, lebo bol vystavený na viacerých výstavách, pozmenil som aj názov, aby korešpondoval s postupne modifikovaným popisom exponátu.

Popis exponátu

Popis exponátu (Short description of exhibit), aj keď sa to na prvý pohľad nemusí zdať, je asi najdôležitejším informačným zdrojom pri posudzovaní exponátu pre výstavu. Ako som uviedol vyššie, názov exponátu nemusí byť vždy popisný, popis exponátu však áno. Okrem toho by mal byť rozumne krátky, aby sa zmestil do malého okienka na prihláške ale dostatočne výstižný, aby vyjadril najdôležitejšie charakteristiky exponátu. Z tohto dôvodu sa neodporúča, aby to bol doslovný prepis úvodného textu na exponáte (veľmi častá chyba!), lebo na ten je na úvodnom liste podstatne viac miesta a hlavne je umiestnený pri pláne exponátu, čím spolu tvoria širší viac vypovedajúci celok. Na prihláške však nie je toľko miesta, preto treba krátkemu a výstižnému popisu exponátu venovať náležitú pozornosť – spolu s názvom exponátu je to najsilnejší marketingový nástroj, ktorý „predáva“ exponát.

Špecifikom prihlášky na medzinárodné výstavy je potreba pripraviť popis exponátu v niektorom svetovom jazyku (odporúča sa angličtina ako najuniverzálnejší spoločný jazyk). Toto je tiež veľmi často kameňom úrazu našich vystavovateľov. Vystavovateľ si s prekladom nedá veľa práce a použije buď automatizovaný počítačový preklad alebo mu popis preloží známy, ktorý nevie o nič filatelii a jej odborných termínoch. Výsledok je potom žalostný a posudzovateľ prihlášky je častokrát viac zmätený ako informovaný. Pritom stačí požiadať skúsenejšieho zberateľa o pomoc alebo posúdenie prekladu – určite to neodmietne, lebo niekoľko riadkov textu nezaberie mnoho času.

Dosiahnuté ocenenie exponátu

Dosiahnuté ocenenie (Past awards), presnejšie dosiahnutá kvalifikácia exponátu na predchádzajúcich výstavách sa javí ako jednouchá záležitosť. Kameňom úrazu je, že pri neexistencii centrálnej databázy výstav a vystavovateľov, mnohí vystavovatelia nevedia aký kvalifikačný stupeň majú výstavy, na ktorých svoj exponát vystavili. Čiastočne je to vina nedôslednosti pri organizovaní výstav a neuvedení ich skutočného stupňa - stupeň výstavy závisí od kvalifikačných kritérií pre vystavenie exponátov na výstave, nie od toho, čo napíšu organizátori do názvu výstavy.

Vystavovatelia by si preto mali veľmi pozorne evidovať stupne výstav a v prihláške uvádzať len tie, ktoré sú skutočne relevantné pre kvalifikáciu exponátu na vyššie stupne výstav. Dôležité je to najmä pri rôznych výstavách s medzinárodnou účasťou, ktoré sa na prvý pohľad javia ako medzinárodné, čo je vo filatelistickej terminológii vyšší stupeň ako výstava I. stupňa, v skutočnosti sú však častokrát výstavami nižšieho stupňa, ktoré neposkytujú kvalifikáciu. Viac informácií o typoch a stupňoch výstav ako aj o kvalifikačných kritériách možno nájsť vo  Výstavnom poriadku ZSF.

Kópia úvodného listu exponátu

Kópia úvodného listu exponátu, ktorý obsahuje stručný popis a plán exponátu (niekedy je to titulný list) je veľmi dobrým informačným zdrojom pri posudzovaní zamerania a obsahu exponátu pri jeho výbere na výstavu. Aj preto sa v súčasnosti vyžaduje spolu s prihláškou takmer na všetkých stupňoch výstav. Z toho vyplýva dôležitosť, ktorú by mu vystavovateľ mal venovať. Vo väčšine prípadov stačí urobiť kópiu listu z predchádzajúcej výstavy a je to vybavené. Ak však vystavovateľ chce ukázať viac, má veľmi jednoduchú možnosť. Nikto totiž nebude skúmať, či sa priložená „kópia“ úvodného listu na 100% zhoduje s úvodným listom z predchádzajúcej výstavy. Vystavovateľ má teda možnosť priložiť „vylepšenú“ verziu úvodného list, ktorá bude informatívnejšia, čo je vhodné najmä ak vystavovateľ plánuje svoj exponát zmeniť. V skutočnosti teda nepôjde o skutočnú kópiu ako úvodný list vyzeral, ale o „prototyp“ úvodného listu ako bude vyzerať. Malý trik, ktorý môže výrazne pomôcť.

Ďalším dôvodom prečo poslať radšej „prototyp“ je fakt, že najmä na medzinárodných výstavách sa kópia úvodného listu nepoužíva len na posudzovanie prihlášky, ale u prijatých exponátov sa posiela porotcom, ktorý sa na jej základe vopred oboznámia s exponátom a jeho zameraním a obsahom. Inými slovami, kópia (prototyp) úvodného listu je nielen „marketingom exponátu“ pre jeho výber na výstavu, ale môže poslúžiť aj ako nástroj na zvýšenie kvality jeho hodnotenia.

Zhrnutie exponátu (synopsis)

Zhrnutie exponátu (synopsis), resp. podrobný prehľad exponátu (z anglického synopsis – prehľad, zhrnutie, syntéza) je v súčasnosti veľmi rozšíreným, i keď stále ešte nie povinným, doplnením prihlášky exponátu. Jeho účelom je ďalej zvýšiť informovanosť a tým šance pri výbere exponátu na výstavu. Zhrnutie exponátu by malo mať 1 – 2 strany formátu A4 a malo by obsahovať vysvetlenie autorovho zámeru a spôsobu spracovania, prípadne krátky popis problematiky a dôvodov, prečo sa pre konkrétny spôsob spracovania vystavovateľ rozhodol. Okrem toho by zhrnutie malo obsahovať prehľad najzaujímavejších filatelistických materiálov a môže ale nemusí obsahovať aj informácie o najvzácnejších materiáloch a ich umiestnení v exponáte. V prípade vlastného výskumu je rozumné naň v zhrnutí upozorniť a na záver uviesť referencie na najvýznamnejšie informačné zdroje vrátane autorových vlastných prác. Podobne ako kópia úvodného listu, zhrnutie exponátu sa využíva aj pre potreby prípravy porotcov, takže jeho kvalitné spracovanie a zaslanie, aj keď nie je povinné, môže pozitívne ovplyvniť aj kvalitu výsledného hodnotenia.

Z konkrétnej praxe národného komisára na viacerých výstavách môžem povedať, že sa mi do rúk dostalo zatiaľ len jedno dobre spracované zhrnutie slovenského exponátu – "Uhorsko – predznámkové obdobie" autora Juraja Pálku. Dovolím si tvrdiť, že to síce nie je rozhodujúci, ale určite veľmi dôležitý faktor toho, že tento exponát získal na svetových výstavách veľkú zlatú medailu.

Záver

Zostáva na vystavovateľoch, či vyššie uvedené odporúčania vychádzajúce z dlhoročnej praxe vystavovateľa, národného komisára a porotcu príjmu a na nasledujúce výstavy pošlú kvalitne spracované podklady ku svojmu exponátu. Lebo asi sa zhodneme, že je rozdiel medzi tým, či posudzovateľ exponátu (alebo dokonca porotca) dostane do rúk ledabolo vyplnenú prihlášku a kópiu starej verzie exponátu z predchádzajúcej výstavy alebo bude držať v rukách vystavovateľom starostlivo čitateľne vyplnenú prihlášku exponátu, doplnenú o prototyp úvodného listu exponátu, ktorý plánuje na výstave vystaviť a o kvalitne spracované zhrnutie exponátu s uvedením doplňujúcich informácií vrátane prehľadu zaujímavých materiálov a podrobností vlastného štúdia vo forme publikácií.

Ak máte k uvedenú textu akékoľvek konštruktívne pripomienku, návrhy na doplnenia alebo vlastné skúsenosti, prosím zašlite inch na moju adresu: vojtech jankovic@gmail.com. Všetky vaše názory sú vítané a budem na ne odpovedať buď osobne alebo formou doplnenia tohto článku. Vopred ďakujem.

Použité a odporúčané zdroje

[1] Webová stránka: Fédération Internationale de Philatélie (FIP)

[2] Webová stránka: Zväz slovenských filatelistov (ZSF)

[3] Dokument: Výstavný poriadok ZSF (VP ZSF)

Odporúčané rozmery výstavných listov pre súťažné filatelistické exponáty

Poslať komentár